DSGVO in der Berufsausbildung

Daten von Azubis rechtssicher verarbeiten

Eine Ausbildung zum Kfz-Mechatroniker ist nicht erfolgreich abzuschließen, ohne dass persönliche Daten des Auszubildenden an verschiedene Stellen weitergegeben werden, etwa Handwerkskammer oder Berufsschule. Dabei greift die Datenschutz-Grundverordnung. Bild: Promotor

Die Einführung der DSGVO hat für erhebliche Unsicherheiten im Umgang mit personenbezogenen Daten geführt. Unklar ist in der Unternehmenspraxis nach wie vor die Frage: Wie kann ich die Daten von Auszubildenden verarbeiten, ohne gegen den Datenschutz zu verstoßen? KRAFTHAND gibt Antworten.

In der Berufsausbildung fallen zwangsläufig Daten an. Da sind zunächst die Daten des Auszubildenden bei Abschluss des Ausbildungsvertrags. Darin werden Name, Vorname, Geburtsdatum, Wohnort etc. aufgenommen und an die Handwerkskammer zur Eintragung in die Lehrlingsrolle weitergegeben. Ist der Kfz-Betrieb in einer Innung, bekommt den Ausbildungsvertrag zunächst die Innung, die ihn dann an die Handwerkskammer weiterleitet.

Achtung: Der Ausbildungsbetrieb ist gemäß § 30 Handwerksordnung (HwO) in Verbindung mit § 36 Berufsbildungsgesetz (BBiG) zur Meldung verpflichtet.

Die Daten aus der Lehrlingsrolle werden unter Umständen von der Handwerkskammer an weitere Empfänger gegeben: beispielsweise Fördermittelgeber, Bildungsträger, die Agentur für Arbeit oder die Prüfungsämter. Eine Anmeldung des Auszubildenden an der Berufsschule erfolgt ebenfalls unter Weitergabe seiner Daten.

Und es gibt noch weitere Vorgänge in der Berufsausbildung, im Rahmen derer die Daten aus dem (digitalen) Berichtsheft an den Prüfungsträger, die Daten aus den Leistungsergebnissen aus der Berufsschule an die Prüfungsträger oder schlussendlich die Prüfungsergebnisse an die entsprechenden Stellen weitergegeben werden.

Die Berufsausbildung ist also dadurch geprägt, dass eine Vielzahl von Stellen involviert ist, an die Daten übertragen werden und die Daten verarbeiten. Welche Auswirkungen hat das auf auszubildende Kfz-Betriebe? Was ist rechtlich zu beachten und welche Pflichten müssen erfüllt werden?

Datenweitergabe in der Berufsausbildung

Ohne die Weitergabe der genannten Daten ist keine Berufsausbildung erfolgreich durchführbar. Denn nur wenn alle Beteiligten die erforderlichen Informationen erhalten, können sie ihre Aufgaben auch erfüllen. Das gilt für Daten des Auszubildenden gleichermaßen wie für Daten des Ausbildungsbetriebs. Komplettiert werden die erforderlichen Angaben durch die Informationen zur Leistung des Lehrlings in der Berufsschule und im Ausbildungsbetrieb.

Die Weitergabe der Daten muss auf einer rechtlichen Grundlage basieren. Eine Einwilligung muss es aber nicht zwangsläufig sein.

Seit die DSGVO gilt, besteht allerdings noch immer Unsicherheit, ob die Datenweitergabe mit der Verordnung vereinbar ist. Dürfen Berufsschulen zum Beispiel Daten des Azubis an den Ausbildungsbetrieb weitergeben, etwa über die Leistungen oder dessen Anwesenheit? Oder muss der Betroffene erst einwilligen?

Zunächst gilt: Da es sich im Regelfall um personenbezogene Daten handelt, sind auch die Vorschriften der DSGVO anzuwenden. Deshalb muss die Weitergabe der Daten auf einer rechtlichen Grundlage basieren. Eine Einwilligung muss es aber nicht zwangsläufig sein.

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